Blog door Michel Jongboer, Strategie & Innovatie bij DIAS Software
In het eerste artikel in deze serie gingen we in op de ICT-technische uitdagingen van afsplitsing van volmacht-/bemiddelingsbedrijf en consolidatie van marktpartijen. In dit tweede artikel nemen we de projectmatige factoren onder de loep die bepalend zijn voor succes of mislukking
Afstemmen en faciliteren
Projecten die te maken hebben met het integreren of juist uit elkaar halen van systemen waarbij twee of meer partijen betrokken zijn, vraagt zowel om coördinerende als operationele begeleiding. De belangrijkste functie van een projectleider is in de praktijk vooral het op gang houden van de afstemming tussen partijen en ervoor zorgen dat iedereen de gemaakte afspraken nakomt. Om dat goed te kunnen doen, moet een projectleider zich kunnen verplaatsen in beide werelden. Dat vraag om vakinhoudelijke kennis en bekendheid met de branche, maar vooral om begrip voor ieders uitdagingen en belangen.
Om het project succesvol te laten zijn, dient een projectleider alle betrokken partijen en zorgt ervoor dat er voor iedereen een goed resultaat uitkomt. Ontstaat er ergens een onbalans, dan leidt dat al snel tot escalaties en die wil je zoveel mogelijk voorkomen. Een neutrale projectleidersrol die enigszins sturend, maar vooral faciliterend is, is een belangrijk ingrediënt van een succesvol project.
Continuïteit van contact
Goed met elkaar in contact blijven helpt om dreigende onbalans tijdig te signaleren en daar ook direct actie op te ondernemen. Afhankelijk van de omstandigheden is het onderhouden van contact moeilijker of juist makkelijker, maar het vraagt altijd om inzet en bereidheid van alle betrokkenen. Een vaste structuur voor de aanpak en overleg op gezette tijden bieden houvast en zorgen voor continuïteit van het contact.
Onderdeel van de aanpak zijn bijvoorbeeld een blauwdruk van toekomstige functionele scheidingen en een uitgewerkte communicatiestrategie die beschrijft wat, waarom, wanneer en op welke manier aan betrokkenen wordt gecommuniceerd. Een uitgebreide kick-off bijeenkomst aan het begin van het project is dé gelegenheid om het plan van aanpak te presenteren en de doelstelling(en) en verantwoordelijkheden duidelijk te maken voor iedereen.
Daarnaast is het bij uitstek een mogelijkheid voor betrokkenen om andere projectleden persoonlijk te leren kennen, wat onderling schakelen een stuk makkelijker maakt.
Gezamenlijkheid en moderne tools
Als belangrijkste succesfactoren bij afsplits- of consolidatietrajecten blijkt keer op keer de inzet en bereidheid van de betrokken personen om het project tot een succes te maken. Hoge inzet en betrokkenheid zijn bepalend voor het resultaat. Gezamenlijkheid en drive zorgen ervoor dat het eindresultaat een product is dat beide partijen dient.
Door de verschillende disciplines bij het beoordelen van de nieuwe datasets te betrekken, zorg je ervoor dat deze echt aan de eisen en wensen van de business voldoen. Met moderne software voor verzekeringen en hypotheken kun je naast de dagelijkse werkzaamheden in relatief korte tijd en met zo min mogelijk beschikbare middelen een migratie voorbereiden en uitvoeren. Daarmee voorkom je dat dergelijke projecten die bovenop de normale activiteiten komen, het kind van de rekening worden en dat de projectleider moet trekken aan de organisaties om op tijd de juiste resources vrij te maken.
Afsplitsingen en samenvoegingen zijn uitdagend, maar tegelijkertijd een mooie aanleiding om:
- bestaande data en systemen op te schonen
- diensten en proposities te verbeteren en uit te breiden
- bestaande processen en workflows te herzien en ‘operational excellence’ te realiseren
Meer weten?
Ben je bezig met een vraagstuk rond afsplitsing of juist consolidatie binnen je verzekeringsbedrijf en wil je een keer vrijblijvend van gedachte wisselen? Neem dan contact op met onze ervaren experts.
In het volgende artikel in deze serie gaan we in op de voordelen van moderne software voor verzekeringen en hypotheken.
