Nieuws

Hoe innoveren met jouw kantoor (2)

11/02/2022

Blog door Michel Jongboer, Strategie & Innovatie bij DIAS Software

In mijn vorige blog heb ik geschreven over de innovatiedrang binnen verschillende kantoren en het feit dat innovatie een bijdrage kan leveren aan procesoptimalisatie en/ of jou kan ondersteunen om de business verder te verstevigen aan de hand van nieuwe klantbedieningsconcepten.

Om innovatieve slagkracht te realiseren moet er vaak ook een verandering op IT-vlak plaatsvinden
Michel Jongboer - Directeur Strategie & Innovatie

In de eerste plaats is er veel aandacht voor het optimaliseren en verbeteren van de efficiency waardoor processen zich met minder foutmarge en sneller voltrekken. Tegelijkertijd wordt er scherp gefocust op de verdere intensivering van het klantcontact. Adviseurs nog meer toegevoegde waarde laten leveren aan klanten, nu, en zeer zeker ook in de toekomst is steeds een leidend motief.

Hoe innoveren en veranderen

Vaak hebben kantoren een helder plan of vastomlijnd idee ten aanzien van innoveren en het doorvoeren van veranderingen. Maar, het blijkt in de praktijk ook dat er vaak drempels gevoeld worden waardoor de plannen niet altijd even vlot uitgevoerd kunnen worden. Naast de ‘factor mens’ is het applicatielandschap hierin zwaarwegend, in veel gevallen is het een voorwaarde om innovatieve slagkracht te realiseren, er ook een verandering op het IT vlak plaats moet vinden.

Conversie en veranderingsgezindheid​

En juist hier wil de schoen ook nog wel eens wringen, want een verandering van IT en software brengt in de praktijk diverse onderwerpen aan het licht die aandacht behoeven. Hier wil ik ook iets meer inzoomen op de zaken die ik mee heb gekregen van verscheidene kantoren.

Kijkend naar de software blijkt vaak de mogelijkheid voor een succesvolle en vlotte data conversie een ‘showstopper’ te zijn. Het tweede onderwerp waar aandacht naar uitgaat is het opleiden van medewerkers en der veranderingsgezindheid zodat ook zij direct kunnen profiteren van het nieuwe beoogde systeem en hun toegevoegde waarde nog verder kunnen vergroten.

Succesvol veranderen

Juist om die verandering in jouw applicatielandschap wel te kunnen realiseren heb ik een aantal zaken uitgewerkt die meegenomen kunnen worden in jouw voorbereidingen en overwegingen om een verandering door te voeren.

Om te borgen voor jouw kantoor dat een verandering op IT vlak succesvol is, is het raadzaam om op een aantal punten te letten bij jouw beoogde partner zodra je overweegt een verandering in jouw IT en applicatielandschap door te voeren:

  1. Data conversie
  2. Ondersteuning bij ingebruikname

Laat altijd je data analyseren voordat je een conversie of miratie traject inzet

Ten aanzien van de dataconversie is het belangrijk dat jouw beoogde leverancier goed kan duiden met welke tijdslijnen er rekening gehouden wordt. Tijdslijnen van conversie kunnen voornamelijk gebaseerd worden op een gedegen analyse van jouw data, hiermee heb je direct een beeld van de compleetheid van de conversie. Als er uit de analyse blijkt dat dit ook een mooi moment is om de data te schonen, dan is het goed om te informeren of er tooling aanwezig is waarmee een schifting snel gemaakt kan worden in de data.

Bespreek vooraf welke ondersteuning goed bij jouw type organisatie past alvorens je akkoord gaat met een ‘one size fits all’ kennisoverdracht.

Vervolgens wordt de geschoonde dataset getest en wordt er een proefconversie van de nieuwe data gedaan. Aansluitend dient er een initiële beoordeling gedaan te worden van het resultaat. Zijn jullie samen tevreden over dit initiële resultaat? Ga dan pas over tot de finale migratie. Neem in je gesprekken ook mee dat er goed geborgd is dat jouw medewerkers eenvoudig met het nieuwe systeem aan de slag kunnen vanaf het eerste moment, ‘inloopspreekuren’, E-learning, en allerlei andere vormen van kennisoverdracht helpen jou en jouw medewerkers om snel rendement te behalen.

Creeer houvast

Door deze gestructureerde manier van veranderingen geef je jezelf en jouw kantoor houvast ten aanzien van de impact en snelheid waarmee je kan veranderen.

Houd hierbij altijd jouw hoofddoel voor ogen, het nog seller, adequater en kwalitatief hoogwaardiger kunnen ondersteunen van jouw klant.
De voorgaande punten zijn praktisch en goed te managen voor jouw kantoor. Door vooraf met jouw nieuwe leverancier afspraken te maken over een overgang en de livegang naar de nieuwe situatie heb je de eerste randvoorwaarden gecreëerd in het realiseren van jouw ambitie.

Ben jij met jouw organisatie ook van plan een verandering in te zetten? Wil je jouw organisatie extra wendbaarheid geven door niet meer te werken met ‘legacy’ systemen, en wil je verzekerd zijn van een eenvoudige transitie en een succesvolle toekomst met veel toegevoegde waarde voor jouw klanten? Neem vrijblijvend contact met mij of een van mijn collega’s op, we je graag over de manieren waarop DIAS Software jouw organisatie kan ondersteunen.

Lees ook