Stichting Uniformering Inrichting Volmachtketen
De Stichting Uniformering Inrichting Volmachtketen (SUIV), in het leven geroepen door het Verbond van Verzekeraars en de brancheorganisatie NVGA, heeft twee doelen: uniformering van de vastlegging en uitwisseling van data tussen gevolmachtigden en verzekeraars en het verhogen van de datakwaliteit in het volmachtkanaal. “We zijn in 2019 gestart en halverwege dat jaar ben ik aangehaakt als programmamanager”, vertelt Alex de Ruiter. “Op 31 december 2021 moeten we klaar zijn. Dat is een uitdagende doelstelling, maar op die manier houden we wel druk op de ketel.” Blij is hij met de afspraken die gemaakt zijn met de NVGA. “Dat betekent in principe dat alle NVGA-leden automatisch lid worden van de stichting en zich daarmee committeren aan de doelstellingen. Ook de systeemhuizen komen op stoom en de eerste pilots draaien inmiddels.”
Eigen software ontwikkeld
“Door de systeemhuizen moeten eigenlijk drie dingen gefaciliteerd worden”, zegt De Ruiter. “Als eerste moet de uniforme inrichting ondersteund worden, zodat conform de nieuwe manier producten geadministreerd kunnen worden. Als tweede moet er een stuk functionaliteit opgeleverd worden, waarmee kantoren een analyse op hun portefeuille kunnen uitvoeren, zodat duidelijk wordt voor hen wat de impact van de nieuwe uniforme inrichting is ten opzichte van de huidige situatie. Denk daarbij aan hoeveel afwijkingen je dan hebt, labels die anders ‘gemapped’ moeten worden en dergelijke. De impact daarvan zal per kantoor verschillen”, legt De Ruiter uit. “Dit is namelijk afhankelijk van de huidige inrichting en die kan per kantoor anders zijn. Als derde moeten natuurlijk de polissen daadwerkelijk omgezet worden. Daarvoor ontwikkelen de systeemhuizen conversiesoftware, waarmee zij de gevolmachtigden maximaal proberen te ondersteunen in dit proces.”
“DIAS heeft die eerste twee onderdelen klaar en dat betekent dat gestart kan worden met de pilots”, vult Lingg aan. “We zijn trots op het stuk software dat we ontwikkeld hebben, waarmee onze volmachtkantoren hun portefeuille kunnen analyseren.”
Weinig issues
Een van de pilotkantoren is Holland Rijnland Assuradeuren van Mark Hogenboom. Wij hebben die analyse software inmiddels geïnstalleerd en een eerste run gedraaid”, vertelt Hogenboom. “De tweede stap is dat we in beeld krijgen welke issues er zijn. Het gaat in dit geval om onze autoportefeuille bij Nationale-Nederlanden. Het resultaat van die ‘run’ wordt nu door analisten bekeken. Daarna kunnen we aan de slag met de zogeheten ‘mapping-tool’. Die mapping is belangrijk voor de uniforme vastlegging. Het huidige label moet gekoppeld worden aan het nieuwe label. Bij DIAS is dat ‘mappen’ ook zoveel mogelijk geautomatiseerd. De analyse moet uitwijzen wat er nog uitvalt en wat er dan nog handmatig beoordeeld moet worden. Wij werken al sinds 2006 met DIAS en als je het AFD-model als kantoor consequent inzet en werkt met VPI (VolmachtBeheer Producten Interface) dan zou je weinig uitval moeten hebben”, zegt Hogenboom. “En mijn voorzichtige conclusie na die eerste run is dan ook dat we weinig issues hebben.”
“Dat is ook onze eigen ervaring”, vertelt Lingg. “Doordat wij al vanaf het begin een goed datamodel hebben ingebouwd en we natuurlijk een standaardpakket zijn, werkt dat nu fors in ons voordeel.”
Impact op kantoren
Naast het programma uniforme inrichting volmachtketen wordt er door de kantoren ook gewerkt aan het verbeteren van de datakwaliteit. Dit gebeurt vanuit het
hands-on-traject met behulp van de Datakwaliteit-Monitor-Volmachten (DMV). De impact van zowel de uniforme inrichting als van het hands-on-traject verschilt per kantoor. “Doordat wij als kantoor onze data al op orde hebben, valt de impact vanuit het hands-on-traject op dit moment nog reusachtig mee. Ik ben een uur in de maand bezig om met behulp van DMV door middel van wat kleine praktische aanpassingen eventuele data-issues op te lossen”, zegt Hogenboom. “De issues die eruit rollen zijn nagenoeg nul en een enkele keer moet ik een productaanpassing doorvoeren.” De Ruiter vult aan: “Binnen het hands-on-traject wordt er gewerkt aan het het corrigeren van foutieve data of het aanvullen van ontbrekende data. Dat is iets waar kantoren altijd aandacht voor zullen moeten blijven hebben. Als je dat eenmaal op orde hebt, dan is het een kwestie van blijven bijhouden en dat hoeft niet veel tijd te kosten. Met de uniforme inrichting gaat het om deze wijze waarop de data wordt vastgelegd. Daar gaat de komende twee jaar absoluut meer tijd in zitten”, verwachten De Ruiter, Lingg en Hogenboom.
Goede voorbereiding
De impact op de kantoren valt of staat met de goede voorbereiding. “Kantoren moeten sowieso de juiste versie cq release van hun administratiesoftware geïnstalleerd hebben. Kantoren die werken met eigen interfaces naar andere pakketten, zullen daar nog wel een uitdaging in hebben”, verwacht Hogenboom. “De impact zit hem echt in het IT-landschap van het kantoor. Die kantoren moeten op tijd starten.”
Voor Hogenboom zou het allemaal wel sneller mogen. “Tot nu toe kunnen we de analyse software van DIAS alleen toepassen op de autoverzekeringen van NN. Ik wacht op de verzekeraars die met hun andere producten moeten komen.” De Ruiter geeft aan dat voor de pilot inderdaad is gestart met een product, maar dat er inmiddels meer dan 30 producten zijn opgeleverd en dus beschikbaar zijn voor de kantoren. Wekelijks komen hier nieuwe producten bij. Er is de afgelopen tijd veel aandacht besteed aan het opstellen van de AFD-definities voor de verschillende producten per verzekeraar. Er worden er momenteel minimaal vier per week opgeleverd. Standaardisatie-instituut SIVI heeft verzekeraars hier de afgelopen maanden mee geholpen en we zien nu dat verzekeraars dit ook zelfstandig gaan doen. SIVI heeft ook een tool ontwikkeld die verzekeraars hierbij kan ondersteunen. We starten in april met de uitrol van deze tool”, aldus De Ruiter. “Bij DIAS kan de gevolmachtigde die productdefinities importeren en daarmee dus geautomatiseerd het product inrichten in zijn administratie. Dat is echt een mooie vorm van ondersteuning voor het volmachtkantoor.”
Online sessies
De systeemhuizen verzorgen samen met het programma UIV een aantal online sessies over de stappen die kantoren moeten zetten om te voldoen aan de uniforme inrichting volmachtketen en het op orde brengen van de datakwaliteit. “Ja, het worden nu online sessies in verband met de coronarichtlijnen”, vertelt De Ruiter. “Voor DIAS-kantoren deden we dat op 16 april in de ochtend. Alle DIAS-kantoren waren hiervoor uitgenodigd en een groot aantal kantoren heeft hieraan deelgenomen. Wij adviseren de kantoren die hier niet bij aanwezig waren om zich in te schrijven voor de veegsessie die binnenkort nog gepland wordt, zodat ook zij tijdig kunnen starten met de voorbereidingen die nodig zijn om de portefeuille te kunnen omzetten naar de uniforme inrichting. ” DIAS wil in juli de software die nodig is om aan de slag te gaan, uitrollen naar alle volmachtkantoren. “We liggen nog altijd op schema”, zegt Lingg.
Data is het nieuwe goud
Kantoren die nog niet overtuigd zijn dat ze op de eerste rij moeten zitten als het gaat om het verbeteren van de datakwaliteit en de uniforme inrichting van de volmachtketen, hebben het volgens Lingg nog niet helemaal begrepen. “Data is het nieuwe goud. Vroeger vonden we dat wellicht minder relevant, maar nu is de gestructureerde uitwisseling van data heel relevant. Als jij je data goed op orde hebt, zijn je adviezen aan de klant beter. Je moet bij klanten het risico goed kunnen inschatten, wil je een goede dienstverlening of polis kunnen aanbieden. Hoe ga je dat doen als je de data niet op orde hebt? We merken ook dat klanten het gaan afdwingen. Het is echt belangrijk en ik kan het niet genoeg benadrukken dat het voor volmachtkantoren ongelooflijk belangrijk is om hieraan deel te nemen en actief mee te doen. Dat geeft je een voorsprong op je concurrenten. Pak de besparing die het je ook oplevert en maak in dit geval van de nood een deugd”, aldus Lingg.
Ook Hogenboom is van mening dat het belangrijk is dat alle kantoren hier gehoor aan geven. “Het voortbestaan van de keten is hier mede van afhankelijk.”
Voordelen van het programma
De voordelen van de uniforme inrichting volmachtketen zijn volgens De Ruiter, Lingg en Hogenboom legio. “Het betekent dat we met elkaar één taal spreken. Het overnemen van portefeuilles is makkelijker. Het converteren van producten onderling is makkelijker. Er zijn minder inrichtingskosten, meer inzicht in data, beter advies aan klanten, rapportages aan de toezichthouder zijn beter, om er een paar te noemen”, lacht De Ruiter.
Kosten van het programma
Uiteraard brengt het programma kosten met zich mee. Voor 2019/2020 zijn die kosten begroot op € 1,6 miljoen. Die kosten bestaan voornamelijk uit de centrale ondersteuning vanuit het programmateam en de administratie van de stichting. “Om dit hele traject goed te laten verlopen is een stuk centrale coördinatie en ondersteuning noodzakelijk. Er zijn immers heel veel partijen betrokken in de keten. Die moeten goed geïnformeerd worden om allemaal op het juiste moment de juiste activiteiten uit te voeren”, licht De Ruiter toe. Overigens worden de kosten 50/50 verdeeld over twee groepen: de verzekeraars en de gevolmachtigden. Binnen deze groepen betalen partijen naar marktaandeel. Dit principe zorgt ervoor dat de sterkste schouders de zwaarste lasten dragen. “We proberen uiteraard die kosten zo laag mogelijk te houden. De stichting heeft ook geen winstoogmerk en berekent alleen de daadwerkelijk gemaakte kosten door. De meeste verzekeraars zijn inmiddels aangehaakt. De NVGA heeft het lidmaatschap gekoppeld aan het lidmaatschap van SUIV. Een hoop NVGA-leden hebben zich inmiddels ook al aangemeld bij de stichting. De NVGA spreekt zelf de leden aan die dit nog niet gedaan hebben. Op hun beurt moeten de verzekeraars hun gevolmachtigde agenten die geen lid zijn van de NVGA en zich nog niet hebben aangemeld aanspreken”, zegt De Ruiter.”En uiteraard hun collega-verzekeraars die zich nog niet hebben aangemeld. We moeten het met elkaar doen en dus ook samen de kosten delen. We profiteren straks immers ook allemaal van de voordelen die de uniforme inrichting mee zich meebrengt. Zo simpel is het.” Op de website van de stichting kun je zien welke gevolmachtigden en verzekeraars zich inmiddels hebben aangemeld bij de stichting.
De Ruiter raadt ook iedereen aan om zich in te schrijven voor de nieuwsbrief van SUIV, zodat alle partijen goed geïnformeerd blijven. Dat kan via de website www.suiv.nl. “En volg ook gewoon onze berichtgeving op LinkedIn.”
