Portret-Klantverhaal-Van-Lunen-Adviesgroep-Boxmeer-Verzekeringen-Cindy-Kerkhoff

‘We streven naar een papierloos kantoor’

Van Lunen Adviesgroep, gevestigd in Boxmeer, is al sinds 1942 actief en werkt sinds mensenheugenis met de software van DIAS en haar voorlopers. “Ik herinner mij nog namen als Cactus en Prisma en alles in DOS”, vertelt Yvonne van de Loo, commercieel medewerker Bedrijven, die al 27 jaar aan het kantoor verbonden is. “Inmiddels zijn we zover dat we streven naar een papierloos kantoor.”

De eerste eigenaar was Jo Theunissen, bij wie persoonlijk contact hoog in het vaandel stond. Dat laatste is gebleven, ook onder de andere eigenaren de heer de Louw en de heer van Lunen. Sinds 2010 is het kantoor in handen van Gert-Jan Weijers. “We zijn een allround kantoor. Dat betekent dat we naast verzekeringen ook adviseren rondom pensioen en hypotheken. Daarnaast zijn we ook een RegioBank-kantoor. Mijn collega Cindy Kerkhoff is daarvoor verantwoordelijk.” Het kantoor telt zeven medewerkers.

Cindy Kerkhoff:
“DIAS biedt de mogelijkheid om papierloos te werken en dat is waar we naar toe werken.”

Afscheid van de acceptgiro

Tot voor kort verstuurde het advieskantoor nog acceptgiro’s aan al haar klanten. “Eind vorig jaar kwam Linda Blokzijl bij ons op kantoor omdat we ons nog verder wilden verdiepen in het maken van selecties. Toen kwam ook ter sprake dat we nog acceptgiro’s verstuurden aan onze klanten”, vertellen Yvonne en Cindy. “Volgens Linda konden we dat relatief makkelijk overzetten op nota’s en dat zou ons niet alleen tijd, maar ook behoorlijk wat kosten besparen.”

Zogezegd zo gedaan. Samen met Linda werd een route uitgestippeld. “We hebben een inventarisatie gemaakt van al onze klanten. Die hebben we vervolgens allemaal een bericht gestuurd waarbij we aangaven dat we de vertrouwde acceptgiro’s zouden vervangen voor digitale nota’s en dat we op 1 april zouden overstappen. We hebben alle stappen in kaart gebracht, waar moeten we allemaal aan denken, hoe kunnen we eventuele problemen oplossen et cetera. Daarnaast hebben we ook de lay-outs allemaal aangepast.”

Positieve reacties

Waar het kantoor nog wat huiverig was hoe de klanten de overstap naar digitaal zouden ervaren, kregen ze louter positieve reacties. “Ja, eigenlijk heeft iedereen positief gereageerd. Ze waren eigenlijk wel blij dat ze de nota voortaan in de mail zouden ontvangen en sterker nog heel veel klanten kozen voor automatische incasso. Daarmee is het betaalgedrag ook aanzienlijk verbeterd.”

Besparingen

Cindy is vooral te spreken over de forse tijdsbesparing. “Het meeste werk bij de acceptgiro’s zat in het printen en versturen. Doordat het nu volledig digitaal gaat, levert dat per maand al een tijdsbesparing op van ongeveer vier uur. Daarmee uiteraard ook geld. Die tijd kan ik nu aan andere werkzaamheden besteden.” Qua kosten schatten Yvonne en Cindy de besparing in op 500 euro per maand, plus nog de kosten van de acceptgiro’s. “En zoals we al eerder zeiden, klanten kiezen voor automatische incasso. Dat betekent dat we minder nota’s hoeven te versturen, geen herinneringen en het betaalgedrag is daarmee verbeterd.”

Papierloos werken

Het streven bij Van Lunen Adviesgroep is om op termijn papierloos te kunnen werken. “DIAS biedt daarvoor de mogelijkheden. Stond voorheen alles, inclusief wijzigingen, bij ons in de kasten, nu zit alles in DIAS. De basis is het CRM-systeem. Dat gebruiken we om onze selecties te maken. Daar zijn we al redelijk bedreven in, maar dat kon naar ons idee nog beter”, vertellen Yvonne en Cindy.

“Je hebt de mogelijkheid om de selecties te maken met de klant of de polis als uitgangspunt. Waar wij tegenaan lopen is dat de benaming van velden in DIAS anders is dan je wellicht zelf bedenkt. Wat helpt is om de selectie eerst op papier uit te werken, je vertrekpunt te kiezen (klant of polis) en dan te zoeken in onderliggende velden.” “Wij willen inzichtelijk hebben welke polissen lopen bij al onze klanten en wat er eventueel nog ontbreekt, zodat we gericht een mailing kunnen uitsturen en onze klanten nog beter kunnen adviseren.”
Portret-Yvonne-van-de-loo-Klantverhaal-Van-Lunen-Adviesgroep-Boxmeer-Verzekeringen

Makkelijk en overzichtelijk

Yvonne en Cindy omschrijven de software als overzichtelijk en makkelijk in gebruik. “Het geeft ons een goed overzicht, het registeren en verwerken gaat gemakkelijk. Wat ons betreft alleen maar voordelen om met DIAS te werken. We kunnen het dan ook elk kantoor aanraden.” Is er dan nog iets te wensen. “Ja, dat wel”, zeggen Yvonne en Cindy. “Het zou makkelijk zijn als we in plaats van naar Word ook naar Excel zouden kunnen exporteren. Excel geeft ons meer mogelijkheden om te spelen met de lay-out. Dan wordt het wat ons betreft mooier en gelikter. Daarnaast zou het fijn zijn als je makkelijker kan switchen tussen de tabbladen zodanig dat je het hoofdscherm in beeld houdt. Maar echt, we zijn heel blij met de software.”