

Van Lunen Adviesgroep, gevestigd in Boxmeer, is al sinds 1942 actief en werkt sinds mensenheugenis met de software van DIAS en haar voorlopers. “Ik herinner mij nog namen als Cactus en Prisma en alles in DOS”, vertelt Yvonne van de Loo, commercieel medewerker Bedrijven, die al 27 jaar aan het kantoor verbonden is. “Inmiddels zijn we zover dat we streven naar een papierloos kantoor.”
De eerste eigenaar was Jo Theunissen, bij wie persoonlijk contact hoog in het vaandel stond. Dat laatste is gebleven, ook onder de andere eigenaren de heer de Louw en de heer van Lunen. Sinds 2010 is het kantoor in handen van Gert-Jan Weijers. “We zijn een allround kantoor. Dat betekent dat we naast verzekeringen ook adviseren rondom pensioen en hypotheken. Daarnaast zijn we ook een RegioBank-kantoor. Mijn collega Cindy Kerkhoff is daarvoor verantwoordelijk.” Het kantoor telt zeven medewerkers.

Afscheid van de acceptgiro
Positieve reacties
Waar het kantoor nog wat huiverig was hoe de klanten de overstap naar digitaal zouden ervaren, kregen ze louter positieve reacties. “Ja, eigenlijk heeft iedereen positief gereageerd. Ze waren eigenlijk wel blij dat ze de nota voortaan in de mail zouden ontvangen en sterker nog heel veel klanten kozen voor automatische incasso. Daarmee is het betaalgedrag ook aanzienlijk verbeterd.”
Besparingen
Cindy is vooral te spreken over de forse tijdsbesparing. “Het meeste werk bij de acceptgiro’s zat in het printen en versturen. Doordat het nu volledig digitaal gaat, levert dat per maand al een tijdsbesparing op van ongeveer vier uur. Daarmee uiteraard ook geld. Die tijd kan ik nu aan andere werkzaamheden besteden.” Qua kosten schatten Yvonne en Cindy de besparing in op 500 euro per maand, plus nog de kosten van de acceptgiro’s. “En zoals we al eerder zeiden, klanten kiezen voor automatische incasso. Dat betekent dat we minder nota’s hoeven te versturen, geen herinneringen en het betaalgedrag is daarmee verbeterd.”


Makkelijk en overzichtelijk
Papierloos werken
Het streven bij Van Lunen Adviesgroep is om op termijn papierloos te kunnen werken. “DIAS biedt daarvoor de mogelijkheden. Stond voorheen alles, inclusief wijzigingen, bij ons in de kasten, nu zit alles in DIAS. De basis is het CRM-systeem. Dat gebruiken we om onze selecties te maken. Daar zijn we al redelijk bedreven in, maar dat kon naar ons idee nog beter”, vertellen Yvonne en Cindy.
“Je hebt de mogelijkheid om de selecties te maken met de klant of de polis als uitgangspunt. Waar wij tegenaan lopen is dat de benaming van velden in DIAS anders is dan je wellicht zelf bedenkt. Wat helpt is om de selectie eerst op papier uit te werken, je vertrekpunt te kiezen (klant of polis) en dan te zoeken in onderliggende velden.”
“Wij willen inzichtelijk hebben welke polissen lopen bij al onze klanten en wat er eventueel nog ontbreekt, zodat we gericht een mailing kunnen uitsturen en onze klanten nog beter kunnen adviseren.”