Financiën is voor veel mensen een ingewikkeld onderwerp. Cijfers en berekeningen lijken zakelijk en nietszeggend. Daarom ziet Inzicht Financieel persoonlijk contact met klanten als één van de belangrijkste aspecten in het vak. Medewerkers van het kantoor besteden veel tijd om precies te achterhalen wat de klant wil en stoppen niet totdat ze het gevraagde kunnen leveren.
Carolie van Boxtel, Financieel Adviseur en eigenaar van het kantoor, vertelt hoe zij een jaar geleden zijn overgestapt op DIAS Software voor meer inzicht en controle.
Behoefte aan inzicht en controle
Carolie: “Wij bij Inzicht Financieel zijn altijd op zoek naar manieren om onze klanten zo goed mogelijk te helpen. We gaan daarbij echt geen enkele uitdaging uit de weg en zijn ook niet bang om door te vragen. Als een hypotheek bijvoorbeeld in eerste instantie wordt afgewezen, is dat niet het antwoord dat wij willen horen. We gaan in die gevallen gewoon net zolang door tot het wél kan. Bij complexe hypotheekaanvragen bijvoorbeeld graven we net zolang door tot de onderste steen boven is. Hierdoor komen we vaak toch tot een positief resultaat voor deze klant die op dat moment vaak al één of meerdere afwijzingen heeft gekregen. Daarnaast waarderen klanten onze kennis van ondernemen en het feit dat we cijfers goed kunnen vertalen naar voor hen begrijpelijke inzichten.
Ik heb dit kantoor in 2016 overgenomen na er eerst 10 jaar als medewerker in dienst te zijn geweest. Onze dienstverlening spreekt blijkbaar aan, want we groeien nog steeds. Met die groei neemt ook de behoefte toe aan meer inzicht en controle. De software die we gebruikten om ons te ondersteunen, gaf mij als ondernemer niet perse het gevoel dat ik grip had op wat er gebeurde. En dat is wél wat je wilt: Inzicht in de klantportefeuilles om te zien of alle verzekeringen up-to-date zijn en of er sprake is van gaten. Om zeker te weten dat je klanten goed verzekerd zijn, maar ook voor de continuïteit van het kantoor. Dat was voor ons de directe aanleiding om op zoek te gaan naar een nieuwe softwareapplicatie.”
Terug van weggeweest
“In het verleden heeft Inzicht Financieel DIAS al eerder ingezet, maar in 2010 stapten we over naar een andere oplossing. In die tijd zagen we te weinig ontwikkelingen in het product en bleef het achter qua functionaliteit en technologische mogelijkheden. Na de overname in 2019 is daar duidelijk verandering in gekomen en wordt er bij DIAS behoorlijk hard aan de weg getimmerd. Het is een heel gebruikersvriendelijk systeem en aangezien ik er al eerder mee had gewerkt, wist ik wat ik zou krijgen. In eerste instantie wilde ik wachten met het ingebruiknemen tot de cloud versie van DIAS beschikbaar zou komen, maar uiteindelijk zijn we al eerder gestart met een versie van DIAS die op onze eigen server draait.”
De mensen maken het verschil
“We zijn nu net klaar met de conversie. Al met al heeft de overstap een jaar geduurd. Je kunt er natuurlijk voor kiezen om een migratie in één grote bulk te doen, maar gezien de huidige werkdruk was dat voor ons niet te doen en hebben we de overstap over een jaar uitgesmeerd. De DIAS consultant die onze implementatie heeft verzorgd, was echt top. Ze luistert goed, geeft uitgebreid uitleg en vraagstukken waar we tegenaan lopen worden stuk voor stuk opgelost. Het implementeren van een systeem als DIAS vraagt echt om een investering van twee kanten en is bij uitstek een proces waarbij mensen het verschil maken.
Net als bij alle veranderingen was er ook bij de introductie van deze nieuwe software een gezonde dosis weerstand bij de kantoormedewerkers. Dit was echter van korte duur, wat naar mijn idee wel wat zegt over de gebruiksvriendelijkheid van het systeem. In de basis kun je er zo mee aan de slag. Voor lastige vragen moet je wat meer kennis van de software hebben, maar als je dat hebt opgebouwd, is er echt veel mogelijk.”
Strakke inzichten
“Wij hebben een zware assurantieportefeuille dus is het belangrijk dat we weten wat hier speelt. Je wil natuurlijk voorkomen dat je klanten onderverzekerd zijn, maar als eigenaar van het kantoor ben je ook verantwoordelijk voor de continuïteit van je bedrijf. Het overzicht wat ik zocht is er nu we DIAS gebruiken: ik zie elke maand precies wat er aan omzet binnen gaat komen, dwarsdoorsnedes geven ons inzicht in de portefeuille en we beschikken over heldere overzichten van lopende schadeclaims. DIAS levert ons alle benodigde informatie waarbij we bovendien zeker weten dat het klopt. Dat geldt ook voor antwoorden op vragen van klanten. Die bellen ons omdat ze bijvoorbeeld willen weten wat een bepaalde verzekering hen maandelijks kost; daar wil je geen 10 euro naast zitten.”
Van 20 minuten naar 10 seconden
“Bij het afsluiten van een nieuw verzekeringspakket voor een klant moet een behoorlijke hoeveelheid informatie worden ingevoerd. Denk aan polisnummer, ingangsdatum, dekking, verzekerd bedrag etc. In het oude pakket gebeurde dit handmatig, waar we toch zeker 20 minuten per in te voeren verzekeringspakket aan kwijt waren. Met DIAS hoef je alleen in het systeem de informatie van de polis en de verzekering toe te voegen aan de klant, waarna alle benodigde gegevens vervolgens in 10 seconden automatisch voor je worden ingevuld. Ook post wordt digitaal aangeleverd en gekoppeld aan klanten en polissen. Al met al levert ons dat zo’n 40% tijdsbesparing op; tijd die we nu kunnen besteden aan het afhandelen van schadeclaims en het offreren van nieuwe verzekeringen. Daar word ik echt heel blij van!”
Bijdrage aan omzet
“DIAS wordt geleverd met een aantal standaard selecties die je op je klantenbestand los kunt laten. Je kunt daarnaast ook zelf selecties maken. Dat vraag wel wat meer kennis en moeite, maar als een selectie eenmaal is gemaakt, kun je deze eenvoudig hergebruiken. Denk bijvoorbeeld aan de groep klanten tussen de 20 en 40 jaar die nog geen reisverzekering hebben afgesloten. Of de groep tussen 40 – 60 jaar zonder pensioenverzekering. Stuk voor stuk commerciële kansen die je kunt benutten omdat ze inzichtelijk zijn. We maken nu nog te kort gebruik van DIAS om hier een getal aan te koppelen, maar ik verwacht zeker dat deze inzichten op termijn concreet gaan bijdragen aan de omzetgroei van ons kantoor.”
Toekomstmuziek
“Ik kan iedereen die een goede softwareoplossing zoekt voor het managen van zijn verzekeringsportefeuille DIAS absoluut aanraden. Vanuit het ondernemersperspectief helpt het je om structureel beter met je kantoor om te gaan. Vanuit het oogpunt van je dienstverlening kun je klanten sneller en beter bedienen.
Persoonlijk kijk ik uit naar onze toekomstige overstap naar DIAS EEN, omdat je dan net weer even een stap verder kunt zetten. Voor onze klanten betekent dit bijvoorbeeld dat we hen via een klantportaal en app digitaal toegang kunnen geven tot hun dossier en bijbehorende documenten. Voor ons kantoor betekent het dat we moderne technologie inzetten die helpt ons te onderscheiden van andere spelers in de markt.”
